¿Merece la pena instalar un sistema de gestión documental?
Comparativa tiempo dedicado a la gestión documental en papel y electrónica
| Tarea a realizar | Manualmente y con documentación en papel | Informáticamente y con documentación digital |
|---|---|---|
| Lectura y clasificación de la correspondencia | 2 minutos | 2 minutos |
| Digitalización y referenciación | 0 | 2 minutos |
| Distribución interna | 2 minutos | 0 |
| Fotocopia/s | 1 minuto | 0 |
| Archivo | 4 minutos | 0 |
| Búsqueda para consulta solicitada | 4 minutos | 30 segundos |
| Nueva fotocopia | 1 minuto | 0 |
| Rearchivo | 2 minutos | 0 |
| Total | 16 minutos | 4,5 minutos |
Comparativa entre los gastos del almacenamiento en papel y electrónico
Almacenamiento tradicional
| Tipo de documento | Páginas | Soporte | Espacio | Costes alquiler espacio anual |
|---|---|---|---|---|
| Externa (correo...) | 12.000 | 30 archivadores | 0,5 m2 | 90,15 € |
| Interna (facturas, listado...) | 120.000 | 300 archivadores | 5 m2 | 901,50 € |
| Históricos | 1.625.000 | 4.050 archivadores | 68 m2 | 12.260,65 € |
| Total | 13.253,23 € |
Almacenamiento electrónico
| Tipo de documento | Páginas | Soporte | Espacio | Costes alquiler espacio anual |
|---|---|---|---|---|
| Externa (correo...) | 12.000 | 1 CD ROM | 12 cm2 | 0,90 € |
| Interna (facturas, listado...) | 120.000 | 1 CD ROM | 12 cm2 | 0,90 € |
| Históricos | 1.625.000 | 1 Juke Box | 0,5 m2 | 90,15 € |
| Total | 91,95 € |