Grupo Copicanarias

¿Merece la pena instalar un sistema de gestión documental?

Comparativa tiempo dedicado a la gestión documental en papel y electrónica

Tarea a realizarManualmente y con documentación en papelInformáticamente y con documentación digital
Lectura y clasificación de la correspondencia2 minutos2 minutos
Digitalización y referenciación02 minutos
Distribución interna2 minutos0
Fotocopia/s1 minuto0
Archivo4 minutos0
Búsqueda para consulta solicitada4 minutos30 segundos
Nueva fotocopia1 minuto0
Rearchivo2 minutos0
Total16 minutos4,5 minutos

Comparativa entre los gastos del almacenamiento en papel y electrónico

Almacenamiento tradicional

Tipo de documentoPáginasSoporteEspacioCostes alquiler espacio anual
Externa (correo...)12.00030 archivadores0,5 m290,15 €
Interna (facturas, listado...)120.000300 archivadores5 m2901,50 €
Históricos1.625.0004.050 archivadores68 m212.260,65 €
Total13.253,23 €

Almacenamiento electrónico

Tipo de documentoPáginasSoporteEspacioCostes alquiler espacio anual
Externa (correo...)12.0001 CD ROM12 cm20,90 €
Interna (facturas, listado...)120.0001 CD ROM12 cm20,90 €
Históricos1.625.0001 Juke Box0,5 m290,15 €
Total91,95 €
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